Hướng dẫn màn hình ĐƠN HÀNG

• Đây là chức năng quản lý toàn bộ đơn hàng đã đặt của khách hàng mà bạn phụ trách

• Quản lý các thông tin :

  • Danh sách đơn hàng

  • Tổng số đơn đã tạo

  • Tổng giá trị (tạm tính)

  • Chi tiết đơn hàng

    • Mã đơn hàng

    • Tên điểm bán

    • Trạng thái đơn

    • Số mặt hàng

    • Chi tiết mặt hàng + số lượng + Số tiền

    • Tổng tiền chưa trừ CK thương mại

    • Tiền CK thương mại

    • Tổng tiền thanh toán (đã trừ CK thương mại)

    • Tiền CTBH (trả trước)

    • Tiền thanh toán (đã trừ CTBH)

    • Ghi chú đơn hàng

    • Chương trình bán hàng tham gia

1. Cách truy cập danh sách đơn hàng

• Bước 1: Từ màn hình trang chủ phần mềm click "Đơn hàng"

• Bước 2: Phần mềm trả danh sách 10 đơn / 1 trang , lướt xem theo nhu cầu hoặc next trang các trang sau

• Bước 3: Click đơn hàng muốn xem để xem chi tiết thông tin

2. Cách tạo đơn hàng mới

• B1: Truy cập màn hình “Đơn hàng”

• B2: Click nút “ Tạo đơn”

• B3: Click chọn “Đơn nhà thuốc”

• B4: Chọn “Điểm bán” muốn tạo đơn

*List điểm bán nhiều nên nhập từ khoá bất kỳ liên quan đến “tên điểm bán” để tìm kiếm và chọn (vd gõ "vinh gia" bấm icon tìm kiếm để list các điểm bán có chứa từ "vinh gia")

• B5: Click biểu tưởng “+” để thêm sản phẩm cần tạo đơn

• B6: Click chọn 1 hoặc nhiều sản phẩm => Click biểu tưởng “V” để xác nhận sản phẩm đã chọn

*Khi xác nhận SP, PM mặc định số lượng = 1

• B7: Chỉ định số lượng cần tạo đơn , có 2 cách

  • Sử dụng biểu tượng “-,+” để “tăng/giảm” số lượng cần

  • Click vào số lượng mặc định “1” để tự nhập số lượng mong muốn

• B8: Chỉ định hình thức giao hàng (lựa chọn phù hợp theo mục đích và khu vực”

  • Đại lý giao : NVKD tự hoàn tất đơn, và không cần quét mã tem

• Tự giao

  • Lấy hàng tại công ty : Đơn này là COD (mặc định cho HN và HCM) , Tỉnh tuỳ NVKD chọn

  • Lấy hàng tại đại lý : Đơn này là phải quét mã mới hoàn tất đơn

• B9: Nhập ghi chú đơn (nếu muốn)

• B10: Chọn Chương trình KM phù hợp (Khi chọn sản phẩm và số lượng phần mềm hiện các CTKM có thể áp dụng) => NVKD cũng cần nhớ nội dung, điều kiện để Click nút “Chọn” phù hợp

• B11: Click nút “Gửi đơn” để hoàn thành

3. Cách xử lý đơn

3.1 Đơn COD (lấy hàng từ công ty)

• Với đơn này khi tạo bắt buộc phải chọn hình thức giao hàng : Tự giao => Lấy hàng tại công ty

• Khi đã tạo xong đơn NVKD không có quyền sửa/huỷ/xoá do vậy

  • Nếu đơn tạo bị sai dưới mọi hình thức : Vui lòng báo ngay kế toán để được hỗ trợ huỷ đơn (buộc phải báo kế toán, không báo bộ phận khác như IT, SA....)

  • Cách nhận biết đơn hình thức này :

3.2 Đơn không quét tem (lấy hàng từ đại lý)

• Khi tạo đơn bắt buộc phải chọn hình thức giao hàng : Đại lý giao và dưới đây là cách nhận biết đơn ở hình này.

• Khi đã tạo xong đơn NVKD có 2 quyền

  • Hoàn tất đơn : Phần mềm không yêu cầu quét mã tem ( có thể hoàn tất bất kỳ lúc nào)

  • Huỷ đơn : Nếu sai hoặc khách huỷ ngay sau khi lên đơn. Nhưng lưu ý : Chỉ huỷ được đơn trong tháng (qua tháng không cho phép huỷ đơn). Do vậy : Nếu muốn huỷ đơn mà đã quá thời gian cho phép vui lòng liên hệ IT hỗ trợ !

• Cách xử lý đơn

  • Bước 1: Tìm đơn muốn hoàn tất (có thể lướt tim hoặc sử dụng bộ lọc)

  • Bước 2: Click đơn muốn hoàn tất => Bấm nút "Xử lý đơn"

  • Bước 3: ở Màn hình xử lý nhập "Ghi chú" theo đơn (nếu muốn) => Click chọn hình thức xử lý "Hoàn tất" hoặc "Huỷ đơn"

  • Bước 4: Bấm nút "Gửi' . Xong!

3.3 Đơn quét tem (lấy hàng từ đại lý)

• Khi tạo đơn bắt buộc phải chọn hình thức giao hàng : Tự giao => Lấy hàng tại đại lý

• Cách nhận biết hình thức này

• Khi đã tạo xong NVKD cũng có 2 quyền :

  • Hoàn tất đơn : Phần mềm yêu cầu quét mã tem ( có thể hoàn tất bất kỳ lúc nào)

  • Huỷ đơn : Nếu sai hoặc khách huỷ ngay sau khi lên đơn. Nhưng lưu ý : Chỉ huỷ được đơn trong tháng (qua tháng không cho phép huỷ đơn). Do vậy : Nếu muốn huỷ đơn mà đã quá thời gian cho phép vui lòng liên hệ IT hỗ trợ !

• Cách xử lý đơn (quét mã tem)

  • Bước 1 : Truy cập màn hình “Đơn hàng” khi vào phần mềm

  • Bước 2: Chọn đơn hàng muốn quét tem => Click vào đơn hàng đó

  • Bước 3: Click nút "xử lý đơn"

  

  • Bước 4: Chọn sản phẩm cần quét mã (tất cả sản phẩm có nút "QUÉT MÃ" cần yêu cầu quét đủ)

• Bước 5: Chiếu Camera vào mã QRcode trên từng sản phẩm (Mỗi mã tem tương ứng với 1 sản phẩm) khi quét đủ camera sẽ tự đóng lại.

• Bước 6: Khi đã quét đủ tất cả các mặt hàng click chọn Hình thức xử lý => Hoàn tất => Bấm nút "Gửi". Xong!

3.4 Hỗ trợ quét tem từ IT

Trường hợp đại lý giao hàng không hỗ trợ quét hoặc NVKD giao nhưng chưa quét được để được hỗ trợ thực hiện các bước sau

• Bước 1: Chụp lại toàn bộ mã tem của đơn hàng cần hỗ trợ. Lưu ý: Chụp mã tem như hình dưới (có các kí tự PAJH...), có thể chụp tối đa 5 sản phẩm/1 ảnh và kiểm tra chắc chắn nhìn được các kí tự mã (nếu mờ vui lòng chụp lại ngay)

• Bước 2: Gửi cho IT ảnh mã tem đã chụp kèm theo Mã Đơn hàng

4. Chương trình bán hàng và câu hỏi thường gặp?

4.1 Format thường dùng của chương trình bán hàng

• Chương trình bán hàng theo sản phẩm

  • - Mỗi sản phẩm sẽ có chương trình khuyến mại riêng

  • - Điều kiện chương trình riêng

  • - Số lượng yêu cầu để được áp dụng riêng

  • - Khuyến mại tặng riêng

• Chương trình bán hàng theo doanh số

• Chương trình bán hàng theo số lượng + mặt hàng tối thiểu

• Chương trình bán hàng áp dụng cho khu vực hay danh sách khách hàng cụ thể

4.2 Hình thức trả khuyến mại của chương trình trên phần mềm?

• Trả trước

  • - Với %, tiền mặt : Sẽ trừ ngày trên đơn => Thay đổi giá trị phải thanh toán của đơn hàng

  • - Với tặng quà , sản phẩm : Tặng kèm ngay trên đơn

• Trả sau : Thường là % hoặc tiền mặt

  • - PM không trừ trên đơn thời điểm đặt => Không làm thay đổi giá trị phải thanh toán của đơn hàng

4.3 Chương trình bán hàng hiện ra khi nào ?

Khi : NVKD chọn điểm bán và Sản phẩm muốn đặt

4.4 Thông tin nào cung cấp để biết chương trình đó cần gì và được gì?

Khi : NVKD chọn điểm bán và Sản phẩm muốn đặt với số lượng tối thiểu là 1 thì phần mềm sẽ cung cấp các thông tin :

• Mã quy ước của CTBH

• Thời gian áp dụng

• Loại CTBH : trả trước hay trả sau

• Trị giá

• Gợi ý mua hàng : Thông báo cần lấy sản phẩm gì + số lượng bao nhiêu để hiện nút “CHỌN”

• Quà tặng là gì + Số lượng

4.5 Khi nào chọn được chương trình bán hàng?

• Tuỳ vào điều kiện của chương trình và sản phẩm NVKD cần nhớ điều kiện và quy định => Vì phần mềm đang không quản trị được hết mọi tình huống

• Khi NVKD chọn khách hàng và sản phẩm bất kỳ mà đủ điều kiện thì chương trình sẽ hiện trên đầu danh sách và có nút “CHỌN”

4.6 Tại sao khi đơn đủ điều kiện, chương trình bán hàng có nổi lên mà không thấy nút “CHỌN”?

Trường hợp này do :

• Chương trình có điều kiện mỗi một khách hàng chỉ được tham gia 1 lần duy nhất trong thời gian chạy KM => Do vậy, nếu thấy CTBH trong khi đơn đã đủ điều kiện thì sẽ không thấy nút “CHỌN” và phần mềm có thông tin “Số lần thụ hưởng : 1”

• Chỉ số “Số lần thụ hưởng” phần mềm tính mọi đơn hàng mà NVKD đã tạo cho khách hàng kể cả huỷ đơn do tạo sai, hay đã tạo mà chưa hoàn tất. Do vậy, nếu tạo đơn sai đã huỷ mà đã chọn CTBH thì cần báo IT hỗ trợ xoá hoàn toàn đơn đã huỷ để chọn được ở đơn mới.

4.7 Tại sao chương trình bán hàng không hiện ra khi tạo đơn ?

• CTBH hiện khi đã có tối thiểu 2 trường : Khách hàng và Sản phẩm + SL

• Nếu không thấy do 2 thông tin này máy chủ phần mềm chưa nhận được do nghẽn mạng từ chiều NVKD đến PM và ngược lại. Hoặc do chương trình bán hàng đã đã dừng hoặc chưa có trên phần mềm

• Do vậy, vui lòng thử thao tác : Tăng/Giảm số lượng sản phẩm đang đặt để PM load lại kết quả

4.8 Chọn sai/thừa/thiếu chương trình bán hàng phải làm sao?

Khi đơn đã tạo mà bị sai hoặc thừa hoặc thiếu thì :

• Huỷ đơn tạo lại ( ngay trong tháng )

• Liên hệ IT,SA, KT hỗ trợ

*Chỉ hỗ trợ được đơn trong tháng !